ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 8 декабря 2020 года №183

Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 октября 2006 года №64

На основании части первой пункта 1 статьи 18 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. №305-З "О нотариате и нотариальной деятельности" и части первой пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. №1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. №64 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" следующие изменения:

преамбулу и пункт 1 изложить в следующей редакции:

"На основании части первой пункта 1 статьи 18 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. №305-З "О нотариате и нотариальной деятельности" и части первой пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. №1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Правила нотариального делопроизводства (прилагаются).";

Правила нотариального делопроизводства, утвержденные этим постановлением, изложить в новой редакции (прилагаются).

2. Определить, что алфавитные книги, книги, журналы, изготовленные (используемые) для ведения нотариального делопроизводства до вступления в силу настоящего постановления, используются до их полного расходования.

3. Настоящее постановление вступает в силу с 3 января 2021 г.

Утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 октября 2006 года №64
(в редакции Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 декабря 2020 года №183)

Правила нотариального делопроизводства

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила определяют порядок документирования деятельности нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в нотариальной конторе, нотариальном бюро (далее, если не указано иное, - нотариусы), нотариальных контор и порядок организации работы нотариусов, работников нотариальных контор, нотариальных бюро с документами независимо от вида носителя информации. Оформление документов в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях и (или) в электронной форме.

2. Для целей настоящих Правил применяются следующие основные термины и их определения:

входящие документы - документы, поступившие нотариусам, в нотариальную контору и принятые для рассмотрения;

граждане - физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели;

документы нотариальной конторы - документы, образовавшиеся в результате деятельности государственной нотариальной конторы, нотариальной конторы;

документы нотариуса - документы, образовавшиеся в результате деятельности нотариуса, в том числе документы, образовавшиеся при осуществлении им нотариальной деятельности;

документы, образовавшиеся при осуществлении нотариусом нотариальной деятельности, - нотариальные документы, документы на основании которых совершены нотариальные действия, предварительные дела, неоконченные наследственные дела, а также реестры, книги, журналы, ведение которых нотариусом предусмотрено настоящими Правилами (за исключением книг, журналов, заведенных в одном экземпляре на нотариальную контору);

заинтересованные лица - лица, обратившиеся за совершением нотариальных действий (гражданин, его представитель или представитель юридического лица, от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых совершаются нотариальные действия);

запросы об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, - документы-запросы, оформленные на бумажных носителях и (или) в электронной форме, направляемые для истребования и получения от государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей и нотариусов, в том числе из информационных ресурсов (систем), сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, в электронном виде (за исключением сведений и (или) документов, получаемых в автоматическом режиме);

исходящие документы - документы, созданные в процессе деятельности нотариусами, работниками нотариальной конторы, нотариального бюро, предназначенные для направления (выдачи) иным лицам;

нотариальный документ - документ, образовавшийся в результате совершения нотариусом нотариального действия, запись о совершении которого внесена в реестр для регистрации нотариальных действий;

односоставная нотариальная контора - нотариальная контора, в которой осуществляет нотариальную деятельность один нотариус;

оперативное хранение документов - хранение документов с момента их создания и до передачи в нотариальный архив или до уничтожения;

организационно-распорядительные документы - организационные (в том числе положения, инструкции, правила), распорядительные (в том числе приказы, постановления, распоряжения, решения, указания), справочно-информационные (в том числе акты, докладные и объяснительные записки, письма) документы;

регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки из нотариальной конторы, нотариального бюро, от нотариуса, путем проставления на нем регистрационного индекса с одновременной записью необходимых сведений о документе в соответствующих журналах, книгах, реестрах;

сведения (документы) о совершении нотариальных действий - документы, содержащие информацию о совершении нотариальных действий, их участниках, предоставление которых нотариусами предусмотрено законодательными актами.

3. Нотариальное делопроизводство включает:

подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу, хранение и использование нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия;

ведение реестров, книг, журналов;

оформление, регистрацию и учет запросов об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий;

оформление, передачу, предоставление, регистрацию, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий;

прием, регистрацию, учет, подготовку, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов;

делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц;

подготовку, оформление, исполнение нотариусами документов (просьб) об оказании правовой помощи;

оперативное хранение документов нотариуса, нотариальной конторы, а также их подготовку к передаче в нотариальный архив или к уничтожению;

подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу сведений (документов) по совершенным нотариальным действиям;

подготовку, оформление, выдачу экземпляров исполнительной надписи по постановлению судебного исполнителя о замене стороны исполнительного производства (далее - постановление судебного исполнителя).

4. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной деятельности", настоящих Правил, а также следующих актов законодательства:

оформление, передача, регистрация, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий с денежными средствами, ценными бумагами, электронными деньгами, иным имуществом, в том числе имущественными правами, а также исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности (далее - финансовые операции) осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 30 июня 2014 г. №165-З "О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения", постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2006 г. №367 "Об утверждении формы специального формуляра регистрации финансовой операции, подлежащей особому контролю, и Инструкции о порядке заполнения, представления, регистрации, учета и хранения специальных формуляров регистрации финансовых операций, подлежащих особому контролю", Инструкцией о порядке сообщения нотариусами информации о выдаче свидетельств о праве на наследство и (или) об удостоверении договоров отчуждения, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31 декабря 2010 г. №105;

прием, регистрация, учет, подготовка, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4, государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26 октября 2016 г. №83;

ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в нотариальных конторах, нотариальных бюро, контроль за их рассмотрением осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. №300-З "Об обращениях граждан и юридических лиц", постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. №1786 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей" и иными актами законодательства;

подготовка, оформление, исполнение нотариусами просьб об оказании правовой помощи осуществляются в соответствии с международными договорами Республики Беларусь.

Создание электронных документов при совершении нотариальных действий осуществляется в соответствии с законодательством об электронных документах и электронной цифровой подписи.

Для совершения нотариальных действий с электронными документами, передачи или истребования сведений и (или) документов из государственных информационных ресурсов (систем) в электронном виде нотариус использует электронную цифровую подпись, выработанную с использованием личного ключа, сертификат открытого ключа которого издан республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь.

Работа с документами в электронном виде ведется с учетом особенностей, установленных главой 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях и настоящими Правилами.

Организация работы с документами в электронном виде осуществляется в том числе с использованием информационных (электронных) ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты.

5. Нотариальное делопроизводство ведется на одном из государственных языков Республики Беларусь и состоит из делопроизводства нотариуса и делопроизводства нотариальной конторы.

Делопроизводство нотариуса представляет собой деятельность нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальной конторе (далее, если не указано иное, - нотариус нотариальной конторы), по обеспечению документирования его деятельности, формированию документов, указанных в абзацах втором-шестом, восьмом, десятом и одиннадцатом пункта 3 настоящих Правил, за исключением ведения книг и журналов, заведенных в одном экземпляре на нотариальную контору, оперативному хранению документов нотариуса и их подготовке к передаче в нотариальный архив или к уничтожению, а также деятельность нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальном бюро (далее, если не указано иное, - нотариус нотариального бюро), по обеспечению документирования его деятельности, формированию документов, указанных в абзацах втором-восьмом, десятом и одиннадцатом пункта 3 настоящих Правил, оперативному хранению документов нотариуса и их подготовке к передаче в нотариальный архив или к уничтожению.

Делопроизводство нотариальной конторы представляет собой деятельность нотариусов, работников нотариальной конторы по обеспечению документирования деятельности нотариальной конторы, формированию документов, указанных в абзацах третьем (за исключением ведения реестров), шестом и седьмом, а в отношении документов, созданных по 31 декабря 2013 г. включительно, - также документов, указанных в абзацах восьмом, десятом и одиннадцатом пункта 3 настоящих Правил, оперативному хранению документов нотариальной конторы и их подготовке к передаче в нотариальный архив или к уничтожению.

6. Заведующий нотариальной конторой является лицом, ответственным за организацию и ведение делопроизводства нотариальной конторы. Заведующий нотариальной конторой вправе определить лицо (лиц), ответственное (ответственных) за ведение делопроизводства нотариальной конторы, о чем издается соответствующее распоряжение.

Нотариус односоставной нотариальной конторы является лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариальной конторы.

Нотариус является лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариуса.

7. В случае приостановления полномочий нотариуса или аннулирования свидетельства на осуществление нотариальной деятельности, выданного нотариусу, документы нотариуса подлежат передаче в нотариальный архив либо другому нотариусу в срок не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией по вопросам нотариальной деятельности (далее - Квалификационная комиссия) решения о приостановлении полномочий нотариуса или об аннулировании свидетельства на осуществление нотариальной деятельности. При этом неоконченные наследственные дела подлежат передаче другому нотариусу.

В случае наделения нотариуса полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе документы, образовавшиеся при осуществлении им нотариальной деятельности, подлежат передаче в нотариальный архив нотариального округа, в пределах которого нотариус осуществлял нотариальную деятельность, либо другому нотариусу этого нотариального округа в срок не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией соответствующего решения. При этом неоконченные наследственные дела полежат передаче другому нотариусу.

8. Передача документов, указанных в пункте 7 настоящих Правил, осуществляется на основании приказа главного управления юстиции областного (Минского городского) исполнительного комитета (далее, если не указано иное, - главное управление юстиции) по предложению областной (Минской городской) нотариальной палаты (далее - территориальная нотариальная палата) комиссией, состоящей из нотариусов, принимающих и передающих документы, представителя главного управления юстиции и представителя территориальной нотариальной палаты.

Передача документов осуществляется по акту приема-передачи документов и дел нотариуса по форме согласно приложению 1 с приложением к каждому акту приема-передачи документов и дел нотариуса описи передаваемых документов и дел по форме согласно приложению 2. Указанные акт и опись составляются в четырех экземплярах - по одному для каждого члена комиссии.

В случае, если нотариусу передаются неоконченные наследственные дела, составляются дополнительные экземпляры акта приема-передачи документов и дел нотариуса и описи передачи документов и дел.

Отсутствие нотариуса, документы которого передаются в нотариальный архив либо другому нотариусу, не является основанием для приостановления их передачи.

При возобновлении полномочий нотариуса его документы, переданные другому нотариусу, передаются нотариусу, полномочия которого возобновлены, в порядке, установленном частью второй настоящего пункта, в срок не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией решения о возобновлении полномочий нотариуса.

Документы нотариуса, переданные на хранение в нотариальный архив, не подлежат возврату из нотариального архива в случае возобновления полномочий нотариуса.

9. В случае утраты документов лицо, ответственное за организацию и (или) ведение нотариального делопроизводства, незамедлительно информирует соответствующую территориальную нотариальную палату для принятия необходимых мер по розыску документов.

Глава 2. Подготовка и оформление документов

10. Подготовка и оформление документов в зависимости от их вида (организационно-распорядительные документы; ответы (уведомления) на обращения граждан и юридических лиц; просьбы об оказании правовой помощи) осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами, перечисленными в пункте 4 настоящих Правил.

11. Подготовка и оформление нотариусом нотариальных документов, документов, на основании которых совершены нотариальные действия, осуществляются в соответствии с настоящими Правилами и требованиями, предусмотренными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок совершения нотариальных действий.

Нотариальные документы подписываются нотариусом и скрепляются его печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь, указанием статуса (нотариус), фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) (далее - фамилия, собственное имя, отчество) нотариуса, нотариального округа (далее - гербовая печать).

Оттиски гербовой печати выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

Нотариус, полномочия которого приостанавливаются, обязан передать гербовую печать на хранение в территориальную нотариальную палату. Акт о приеме-передаче гербовой печати утверждается председателем (заместителем председателя) территориальной нотариальной палаты (далее - председатель территориальной нотариальной палаты). Один экземпляр утвержденного акта о приеме-передаче гербовой печати передается нотариусу, второй - хранится в делах территориальной нотариальной палаты.

В случае невозможности исполнения нотариусом, полномочия которого приостановлены, обязанности по передаче гербовой печати передача гербовой печати осуществляется комиссией, создаваемой главным управлением юстиции и территориальной нотариальной палатой.

При возобновлении полномочий нотариуса его гербовая печать, переданная в территориальную нотариальную палату, передается нотариусу, полномочия которого возобновлены, в порядке, установленном частью четвертой настоящего пункта.

12. Реестры для регистрации нотариальных действий, реестры депозита нотариуса ведутся нотариусами по формам, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2012 г. №293 "Об установлении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных и исполнительных надписей, протестов векселей и распоряжения о возмещении расходов за счет наследства".

В нотариальных конторах, в которых осуществляют нотариальную деятельность два и более нотариуса, каждый реестр для регистрации нотариальных действий выдается заведующим нотариальной конторой конкретному нотариусу. Такому реестру присваивается самостоятельный номер.

Каждому новому реестру для регистрации нотариальных действий, заведенному нотариусом в течение одного календарного года, присваивается следующий по порядку номер.

В нотариальных конторах, в которых осуществляют нотариальную деятельность два и более нотариуса, допускается сохранять номер реестра для регистрации нотариальных действий в течение календарного года за определенным нотариусом. При этом каждый следующий том (книга) такого реестра выдается ему заведующим нотариальной конторой.

Ведение нотариусом одновременно нескольких реестров для регистрации нотариальных действий не допускается.

13. Оформление книг, в которых регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия, осуществляется в соответствии с настоящими Правилами, иными нормативными правовыми актами.

14. Для регистрации (учета) нотариальных документов и иных документов заводятся:

14.1. в нотариальной конторе:

книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 3;

алфавитная книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 4;

алфавитная книга учета завещаний по форме согласно приложению 5;

журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 6;

журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 7;

иные книги, журналы, связанные с организацией и обеспечением деятельности нотариальной конторы.

Книги, журналы, указанные в части первой настоящего подпункта, должны включать информацию (сведения, записи), вносимую всеми нотариусами соответствующей нотариальной конторы;

14.2. нотариусом нотариальной конторы:

книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 3;

книга учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им по форме согласно приложению 8;

книга учета ценностей при принятии мер по охране наследства по форме согласно приложению 9;

книга регистрации заинтересованных лиц и запросов об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия (далее, если не указано иное, - книга регистрации), по форме согласно приложению 10;

журнал учета специальных формуляров регистрации финансовых операций, подлежащих особому контролю;

книга учета выездов нотариуса, осуществляемых по просьбе лица о выезде;

алфавитная книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 4;

алфавитная книга учета завещаний по форме согласно приложению 5;

алфавитная книга учета кредиторов по форме согласно приложению 11;

иные книги, журналы;

14.3. нотариусом нотариального бюро:

книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 3;

книга учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им по форме согласно приложению 8;

книга учета ценностей при принятии мер по охране наследства по форме согласно приложению 9;

книга регистрации по форме согласно приложению 10;

журнал учета специальных формуляров регистрации финансовых операций, подлежащих особому контролю;

книга учета выездов нотариуса, осуществляемых по просьбе лица о выезде;

алфавитная книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 4;

алфавитная книга учета завещаний по форме согласно приложению 5;

алфавитная книга учета кредиторов по форме согласно приложению 11;

журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 6;

журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 7;

иные книги, журналы.